Як підібрати та де шукати свого особистого асистента?

Особистий асистент: визначення ролі та критерії підбору. Чек-лист

«Ох, як багато потрібно зробити! Тому напиши, з тим домовся, те проконтролюй, тому заплати… А ще й колись же треба стратегічні задачі вирішувати! Коли ж це все встигати?!?» Знайомі думки? 

Мені здається, що в такі ситуації потрапляють чи не щодня всі підприємці-початківці, а іноді навіть і досвідчені бізнесмени. Такий цейтнот для багатьох стає рутиною. Але таке не ок, так не має бути. Як вирішити цю ситуацію? Особистий асистент – це ваш ключ. 

Хто такий особистий бізнес асистент та які в нього обов’язки

Насправді на ці два питання кожен має відповісти собі самостійно, адже спектр обов’язків помічника може бути надзвичайно широким. Від організації вашого графіка та Zoom-мітингів до бронювання столика в ресторані – головне, щоб асистент максимально полегшував вам життя та допомагав сфокусуватися на найважливішому

Я чув випадки, коли персональні помічники у компаніях виконували обов’язки бренд-менеджера, SMM-спеціаліста, акаунт-менеджера, проєкт менеджера, а також були найкращими друзями, ба навіть особистими психологами. І все це – на додачу до вміння структурувати не тільки плани боса, а і його думки також. 

Звісно помічник не зможе замінити обов’язки різних спеціалістів команди водночас. Проте він точно зможе розвантажити вашу голову від зайвих клопотів.

Звісно підбір асистента, який зміг би закрити всі ці потреби, – нелегка справа. Але, повірте людині, яка теж проходила через ці кола пекла, воно того вартує ?

Коли особистий асистент – це розкіш, а коли вже необхідність

Моя коротка відповідь – чим швидше, тим краще. Але хочеться конкретики, еге ж? Так от, на моєму наставництві WOW Mentor я часто рекомендую клієнтам, які приходять з такими запитами,

приємний бонус

Я також підготував приємний бонус для вас ? Це табличка з переліком справ, які чудово делегуються особистому помічнику.

?Але майте на увазі, що це тільки приблизний список. Щоб особистий асистент був ефективним, потрібно підлаштовувати його обов’язки під ваші конкретні потреби.

Виконавчий асистент VS персональний асистент

До речі, обов’язки помічника також залежать від того, на яку саме посаду ви наймаєте людину. Як мінімум, є два можливих варіанти: 

• Executive assistant (виконавчий асистент) – займається робочими моментами.

• Personal assistant (персональний асистент) – окрім робочих задач, може взяти на себе менеджмент вашого особистого життя.

Різниця між цими двома ролями, до речі, чудово показано у відомому серіалі «Форс-мажори». За спиною успішного адвоката Гарві Спектра більш як десять років кожного дня стояла Донна. Вона брала на себе всі зобов’язання особистого помічника: була менеджером його життя та всіх виборів у ньому. У той час як Майк Росс був асистентом, який виконував майже половину обов’язків Гарві у побудові юридичних стратегій. І зауважте, це не тільки допомагало Гарві не потонути у купі папірців, переговорів і зустрічей, а й посприяло його підняттю по кар’єрній драбині.

Ставте ❤️ якщо ви дивилися цей серіал

Яким чином адвокату вдалося знайти для себе таких помічників? Безперечно, хард-скіли мали значення, особливо у випадку з Майком Россом.

Але в першу чергу Гарві шукав саме «свою» людину, з якою йому буде комфортно працювати 14-16 годин на добу. Адже саме це – найкраща запорука успішної співпраці та досягнення вершин разом.

Поговоримо трохи про реальні приклади

Якщо ви досі вважаєте, що наявність особистого асистента не принесе вам жодної користі, ось кілька прикладів, які красномовно доводять протилежне ? 

Друга за капіталізацією компанія світу NVIDIA у своєму блозі ділиться, яким чином особистий асистент керівника напряму впливає на успіх компанії. А на офіційній сторінці Apple можна знайти купу вакансій для помічників різного рівня.

СЕО однієї з найбільших диджитал-агенцій України Netpeak у своєму інтерв’ю розповів, що всі 100% його інвестиції в особисту помічницю окупилися завдяки її ефективній роботі. А CEO студії онлайн-освіти EdEra зізнається, що наразі дуже залежить від своєї асистентки. 

І це лише мала частина прикладів того, як крутий та замотивований персональний асистент може приносити компанії стільки ж користі й розвитку, як і ідеї самого ж керівника. Чому так виходить? Бо…

Куди ви спрямовуєте свою увагу, те й відтворюєте

Якщо ви порпаєтеся в рутинних завданнях, виконуючи купу дрібних справ, то ризикуєте залишитися в них надовго. Але щойно ви почнете фокусуватися на глобальних ідеях розвитку своєї компанії, а всю монотонну роботу передасте асистентові, ви дійсно почнете рости.

Як підібрати особистого помічника

Всю статтю говоримо про хорошого, ефективного, замотивованого асистента, але де ж його знайти? Ну, по-перше, можете заглянути ось сюди.

У цьому чек-листі, зокрема я підібрав найзручніші платформи, де шукати помічника. Крім цього, в документі ви знайдете перелік агентств та сервісів, які спеціалізуються на підборі особистого помічника. 

Так, так, попит на цю професію настільки зріс, що вже існують окремі компанії та платформи, які допоможуть знайти потрібну людину. Ба більше, ШІ-тренд теж не оминув цю галузь. На ринку вже з’явилися AI-персональні асистенти, які можуть виконувати десятки різних задач з менеджерства вашого життя. Однак, звісно, навряд чи вони зможуть повністю замінити живу людину.

Кандидати то будуть, а от як вибрати найкращого

З власного досвіду можу сказати, що справжнє пекло найчастіше починається вже після того, як вам призначили з десяток зустрічей з кандидатами. Основна проблема не в тому, щоб знайти претендентів та визначити пул обов’язків, а в тому, щоб вибрати саме того чи ту, яка підійде найкраще. Адже, охочих зазвичай справді багато, а найняти вам потрібно одного? 

Як все ж таки визначитися? Вибирайте людину не за крутістю її хард-скілів чи софт-скілів, а за тим, наскільки вона схожа по духу на вас та наскільки замотивована у вас вчитися. Подумайте про те, що особистий асистент часто буде на зв’язку з вами більшу частину годин на добу. Тому вам має бути справді комфортно з людиною, інакше жодні суперздібності не допоможуть.  

Ось в цій статті детальніше можна почитати про основні принципи делегування: Як делегувати обов’язки. Чи є секрети делегування? | MATVIEIEV, а тут Розвиток бізнесу та успіх у мінімізації помилок | MATVIEIEV поділився алгоритмом для мінімізації помилок.