Як делегувати обов’язки. Чи є секрети делегування?

Як делегувати обов'язки та повноваження?

Делегування — це вічна гра на нервах для багатьох лідерів. Це як грати в шахи з невидимим суперником. «Що, як передам завдання, а все піде шкереберть?» «А що як хтось зробить це гірше за мене?» Ці думки засідають у голові і гальмують увесь процес. Знаю це відчуття, бо сам через нього пройшов.

Багато керівників бояться делегувати обов’язки, думаючи, що це рівнозначно втраті контролю.

Але знаєте що? Це саме те, що дозволяє вам бути сильнішим лідером. Я пройшов цей шлях і тепер хочу поділитися, як навчитися передавати задачі так, щоб усе працювало як годинник і при цьому отримувати чудові результати.

Чому складно делегувати повноваження та приймати чужі рішення?

Я помітив два способи невдалого делегування:

• Перший — це коли керівник просто «скидає» завдання, разом з усією відповідальністю, не надаючи жодної підтримки.

• Другий — коли керівник делегує завдання, але не дає повної свободи дій, втручається і змінює те, що вважає за краще.

Правильне делегування означає, що ви передаєте завдання для виконання, але відповідальність за кінцевий результат все одно залишається на вас. Навіть якщо щось піде не так, ви відповідаєте за це.

Брати на себе відповідальність за те, що робить інша людина страшно. Ось чому багато керівників, які намагаються делегувати, насправді не відпускають контроль і продовжують втручатися. Вони можуть намагатися направити виконавця в тому напрямку, в якому самі б діяли, іноді навіть перевизначаючи рішення на свій лад. Це демотивує і душить та зрештою призводить до розриву зв’язку у команді.

Прийміть рішення негайно делегувати обов'язки

Делегування завдань команді — це корисна навичка, яка допомагає компанії, завдяки цьому навіть найскладніші проєкти стають легшими для управління, адже завдання розподіляються між тими, хто краще з ними впорається.

Як правильно делегувати повноваження?

Підготуйтеся, чітко виклавши інструкції до завдання

Щоб делегування було ефективним, підготуйте чіткі інструкції для завдання. Без ясних вказівок не вдасться досягти бажаного результату. Кожне завдання має бути прописано настільки детально, щоб член команди не потребував додаткових пояснень від вас. Мета делегування — полегшити ваше навантаження, а не створювати нове, тримаючи контроль над кожним кроком. Дайте можливість людині, якій ви делегували завдання, проявити себе, і відпустіть контроль там, де це можливо.

Виберіть відповідну людину для виконання цього завдання

Для кожного завдання є член команди. Навіть якщо людина не видається очевидним вибором, є способи розкрити її приховані сильні сторони. Чим більше ви працюєте зі своєю командою, і доручаєте їм завдання, тим краще ви розумієте, що вони можуть робити добре, а що ні. Тож, при обговоренні планів, цілей і досягнень, замініть «я» на «ми», щоб підкреслити командний підхід.

Визначте, яка буде мета та ваші очікування

Частиною процесу делегування є розуміння того, чого ви сподіваєтесь досягти, залучаючи інших. Встановіть чіткі терміни і завдання, щоб кожен знав, що саме потрібно зробити і в які терміни. Коли команда працює над спільною метою, успіх стає можливим, адже кожен виконує свою частину роботи вчасно, що веде до досягнення загальної цілі.

Залишайтеся підтримуючим та комунікабельним

Регулярно зв’язуйтесь з членами команди, щоб підтримувати їх і показувати, який важливий для вас їхній внесок. Це допомагає підвищити їхню самооцінку і мотивує їх працювати ще більше.  Навчіться говорити «Так», «Ні» або «Так, якщо», тому що кожен сценарій вимагає різної відповіді.

Оцініть роботу кожної людини, яка надала допомогу

Оцінюючи роботу кожного члена команди, я завжди намагаюсь зрозуміти, що саме було виконано добре. Це дає можливість побачити їхні сильні сторони і визначити області для подальшого розвитку. Я використовую цей момент, щоб відзначити їхні успіхи та запросити зворотний зв’язок. Замість того, щоб просто вказувати на те, що можна поліпшити, я прошу їх самих визначити, над чим, на їхню думку, потрібно попрацювати більше. Це допомагає їм краще зрозуміти свою роль, зростати і відчувати свою важливість в команді.

Делегована робота виконується, тому що кожен бере на себе особисту відповідальність за її виконання. Тому вам потрібно подякувати тим, хто допомагав вам із завданнями. Люди більш схильні робити свій внесок у майбутньому, якщо вони відчувають, що ви їх цінуєте.

Вміння добре делегувати повноваження – риса сильних лідерів

Делегування — це один із ключових елементів успішного управління. Коли ми розподіляємо завдання між командою, ми краще використовуємо свій час і ресурси, підтримуємо розвиток команди і підвищуємо загальну продуктивність.

Принципи делегування насправді дуже прості:

1) Знайте, що можна делегувати

Що повинен делегувати керівник? Не всі завдання підлягають делегуванню?

Наприклад, оцінка продуктивності та кадрові питання потрібно вирішувати особисто. Важливо розуміти, що наймання правильних людей і знання їхніх сильних та слабких сторін допомагають краще розподілити завдання і передати відповідальність тим, хто зможе їх успішно виконати.

Однак є чимало завдань, які не потребують вашого особистого контролю. Якщо ви регулярно беретеся за справи, які краще виконати конкретному працівнику, не бійтеся передати роботу. Це покаже вашу довіру і повагу до команди, а також дозволить вам зосередитися на важливіших стратегічних проєктах.

2) Використовуйте сильні сторони та цілі своїх співробітників

Кожен член команди має власні кар’єрні цілі, і делегування може стати можливістю для їх досягнення. Наприклад, якщо у вас є підлеглий, який прагне набратися досвіду в управлінні, можливо, він зможе очолити проект або керувати стажером. Тип завдання, яке ви делегуєте, може вплинути на його професійний розвиток.

Для інших завдань шукайте в команді людей з необхідними навичками, які можуть досягти бажаного результату. Граючи на сильних сторонах ваших працівників, ви не лише підвищуєте їхню мотивацію і залученість, але й досягаєте кращих результатів для всього бізнесу.

3) Визначте бажаний результат

Просто перекласти завдання на когось не є справжнім делегуванням. Щоб делегування було ефективним, важливо надати чіткі інструкції і зв’язок з цілями компанії. Співробітник має чітко розуміти, що потрібно зробити, до якого терміну, і як буде оцінюватися результат. Це включає в себе визначення, що саме вважається успішним, встановлення термінів і критеріїв для вимірювання досягнень.

4) Надайте необхідні ресурси та рівень повноважень

Коли ви делегуєте завдання, важливо надати виконавцю всі необхідні ресурси, підготовку та повноваження для його виконання. Якщо завдання надто складне або для його виконання потрібні додаткові інструменти чи знання, ваша роль як менеджера — забезпечити це. Інакше завдання може залишитися невиконаним або доведеться повернутися до ваших обов’язків.

Також важливо уникати мікроменеджменту. Не контролюйте кожен крок процесу, а краще зосередьтеся на кінцевій меті та важливості завдання. Допоможіть усунути прогалини в навичках, щоб співробітник міг досягти результату і здобути нові навички.

5) Створіть чіткий канал зв’язку

Всупереч бажанню не втручатися в кожен крок виконання завдання, важливо забезпечити прозору комунікацію. Це дозволить вашим співробітникам ставити запитання і звітувати про хід роботи. Регулярні перевірки і зворотний зв’язок допоможуть вам слідкувати за прогресом, надаючи підтримку і вчасно вносити корективи, без необхідності в надмірному контролі.

6) Будьте наставником, а не тираном

Стів Джобс був не лише одним з найвидатніших лідерів у світі, а й одним з найзатятіших прихильників ролі наставника для співробітників. В одному зі своїх ранніх інтерв’ю Стів Джобс згадав важливість наставництва, повторивши, що «…розкриття потенціалу кожного співробітника – головне завдання великого лідера».

7) Допускайте невдачі

Це особливо важливо для тих з нас, хто прагне до ідеалу і вважає, що лише один спосіб виконання завдання є правильним. Дайте команді можливість пробувати і помилятися. Навіть якщо результат не буде ідеальним, це створює простір для нових підходів та інновацій. Коли ви відкриті до експериментів, делегувати стає легше, і це допомагає вашій команді розвиватися.

8) Будьте терплячі

Як підприємець, вам, можливо, простіше швидко вирішити завдання самому, адже у вас більше досвіду. Те, що у вас займає 30 хвилин, у співробітника може забрати годину — і це нормально. Терпіння допомагає команді рости. Замість того щоб втручатися, дайте їм час і підтримку, щоб вони навчалися і поступово ставали кращими

Делегуй — і досягай більшого

Делегування — це не про слабкість, а про силу справжнього лідера. Це про вміння довіряти своїй команді, розподіляти відповідальність і створювати умови для розвитку кожного. Важливо пам’ятати: найкращі команди — це ті, де кожен відчуває свою цінність і робить свій внесок у спільну справу.

Уявіть, що можна працювати менше, але досягати більше. Це не просто мрія, а реальність завдяки ефективному делегуванню. На WOW Mentor я ділюся порадами, як зробити так щоб ви мали більше часу на ті задачі які підвищуюють вашу продуктивність як підприємця, щоб кожен з вас міг займатися лише тими задачами, які справді любите ?