Делегування в кайф: ефективні методи та пошук працівників

Завдання зроблено не так, як очікувалося, втрачено час, заплатив гроші працівникові, дороблюєш сам… Із такими страхами стикаються підприємці-початківці, які масштабують свою справу. 

Однак делегування повноважень може істотно спростити ведення бізнесу, розвантажити вас, звільнити від операційки та вивести на новий рівень. 

А як делегувати в кайф, розповім далі у статті.

Чому керівники бояться делегування

Є купа негативних установок, які заважають масштабуванню. Ось такими стереотипами керується багато власників бізнесу: 

• «Краще зроблю все сам»

Коли ви от-от приймаєте людину на постійну роботу, вона із високою вірогідністю не зможе працювати із такою ж швидкістю, як ви. Їй потрібна адаптація та детальні інструкції. Ставтеся до навчання працівників і підрядників не як до того, що забирає час, а як до довгострокової інвестиції. На першому етапі дійсно швидше зробити самому, однак це не приведе до бажаного масштабування в майбутньому. 

• «Із цим впораюся лише я»

Знайти працівника, який буде таким же старанним і відповідальним, нереально. Через це хибне переконання керівники перевантажують себе та вигорають. А якщо відділити завдання, які можна доручити, від стратегічних, ви не будете тонути в океані рутини, та зможете рости. Також з’явиться простір для реалізації цікавих проєктів. Тож важливо ретельно провести пошук персоналу, вчасно відпускати контроль і вміти довіряти іншим. Найкращі платформи для пошуку класної команди це нішеві та підприємницькі спільнота та Djinni.

• «Делегування – це безкінечні правки за іншими»

Щоб не переробляти роботу, потрібно вміти давати чіткі вказівки та інструкції. А також переконатися, що працівник правильно зрозумів завдання. Якщо бути на зв’язку і проявити терпіння, то отримаєте те, що хотіли, і не втратите кошти. А згодом працівник зможе навчати інших працівників. 

Також якщо це підрядник, варто уточнити, що входить у вартість його роботи на конкретну суму (наприклад, певна кількість правок безкоштовно). І ви уникнете будь-яких непланових витрат. 

Ці негативні установки гальмують ваш зріст як керівника і бізнесу в цілому. Будь-який підприємець може доручити роботу не тій людині, не приділити увагу навчанню працівника та інше. Однак важливо вчасно виявляти помилки, а не припиняти делегування взагалі. Із невмінням ділити обов’язки можна топтатися роками на місці.

Як зрозуміти, що делегування ефективне?

Ці фактори свідчать про те, що бізнес масштабується, а ресурси кожного члена команди та керівника бізнесу використовуються ефективно: 

1️⃣ Заощаджений час керівника 

Він розвантажується для більш пріоритетних завдань та займається переважно стратегічним розвитком бізнесу, не висне в рутині та операційних процесах. Також власник бізнесу може будь-коли поїхати у відпустку чи відрядження без втрати заробітку.

2️⃣ Прискорення швидкості виконання проєктів без втрати якості роботи 

При ефективному делегуванні працівники та підрядники виконують роботу не послідовно (один за одним), а паралельно. 

3️⃣ Вдалий підбір персоналу

Кожен учасник команди займається тим, що виходить найкраще, та отримує задоволення, а всі працівники є злагодженим механізмом. Керівник, який враховує здібності людей, їх попередній досвід та знає, що кому подобається, завжди буде у виграші. Адже команда зберігатиме мотивацію до проєкту.

Тож якщо всі критерії дотримані на практиці, делегувати обов’язки буде в кайф! 

Таски, які варто делегувати

Виділення обов’язків, які можна доручити іншим, – це перший крок до масштабування. Доручення цих завдань команді 100% полегшить ваше життя: 

? Те, що не подобається

Наприклад, ви витрачаєте багато часу на написання тексту і прокрастинуєте над пустим файлом у ноутбуці. Такі завдання даються через силу. Тож зробіть пошук працівників під те, що внапряг, та апатію як рукою зніме. 

? Однотипні рутинні 

Пакування посилок, закупки продуктів в офіс – це те, що легко можна доручити комусь і заощадити собі час. І ви не будете думати про базові потреби та займатиметеся найбільш пріоритетним. 

? Невеличкі щоденні таски

Та що там, 5 хвилин на відповідь на лист. А потім ви забуваєте та ніяк не виділите час. Тому доцільно передавати такі завдання іншим – і будь-яка дрібничка зроблена. 

? Завдання, яким можна навчити

Якщо ви плануєте масштабуватися на конкретних послугах, розробіть авторське навчання. Так ви будете впевнені в тому, що працівники знають ваші побажання, та зробите підбір персоналу з-поміж найкращих випускників курсів. За таким принципом працює Genesis. 390 осіб зі студентів Genesis Academy змогли отримати роботу в Genesis або партнерських компаніях. 

Тому якщо ви думаєте, як саме розвантажити себе, делегуйте вищевказані категорії тасків. 

Що не слід делегувати

Ви маєте чітко знати, які ваші сильні сторони, та за рахунок чого ваша справа зростає. Якщо аудиторія залучається за рахунок того, що власник активно веде соцмережі, не припиняйте це робити. Наприклад, CHER17 має магазини одягу у найбільших містах України та набирає популярність саме завдяки блогам Тетяни Парфільєвої та Івана Кришталя. Власники цього бізнесу привертають увагу за рахунок соціальних і гумористичних роликів, у яких самі й знімаються. 

Стратегічні завдання (тімбілдінг, переговори з партнерами та клієнтами, пошук фінансування) не варто делегувати. Часто представник топ-менеджменту може переманити цінного замовника та працювати із ним напряму. Або, наприклад, ви хочете розвинути стартап із другом дитинства та доручаєте йому переговори з інвестором. А він не зацікавлений у розвитку цього проєкту та шукає фінансування не для спільного стартапу, а для власного.

Перш ніж делегувати стратегічно важливі завдання, усуньте ризики (наприклад, підпишіть договір із працівником із штрафними санкціями за переманювання клієнта, а якщо розвиваєте бізнес із кимось – партнерський договір). 

Як обирати ефективних працівників і підрядників

Більшість власників боїться помилитися в людях і делегувати обов’язки не тим. Знайти експертів із кавопиття та теревенів замість продуктивних гравців. Тож як обрати правильних і не розчаруватися? 

• Звертайте увагу на кваліфікацію та досвід працівника чи підрядника

Не шукайте тих, хто візьме за свою роботу дешевше, пріоритетом має бути якість виконання. Обов’язково дайте тестове завдання та попросіть рекомендації з попередніх місць. І не забудьте поспілкуватися особисто. 

Нехтування відбором може коштувати вам грошей. 

• Внутрішня мотивація must have

Людині має бути цікава тематика ваших проєктів і сфера роботи в цілому. Той, хто працює виключно заради заробітку, неефективний учасник в команді.

• Подумайте над договором та ФОП

Якщо це людина, чия робота потрібна вам постійно, працевлаштуйте за трудовим договором чи підпишіть договір надання послуг. А коли потрібен спеціаліст на разову послугу, це необов’язково. 

Також варто обдумати систему оплати праці та як заохочувати працівників. Наприклад, додаткова винагорода за виконання KPI. Якщо СММ-спеціаліст працюватиме на ставку, він може робити постинг заради наповнюваності й не більше, а % за нові заявки заохотять краще.

• Контролюйте розвиток людини в команді

З часом працівник може втратити мотивацію до проєкту, тож важливо помічати тривожні дзвіночки та постійно вести діалог. Наприклад, я витрачаю по 15 хвилин на зідзвони по проєктах. Так, це займає час, але із фідбеком команда згодом працює краще. 

Звертайте увагу на стиль роботи кожного учасника, що дається легше, а що важче. Якщо ви помічатимете сильні сторони та даватимете простір для їх реалізації, прогрес неминучий.

Команда працює як злагоджений механізм – значить ви не помилилися в людях!

Річ у системі

Ефективне делегування – це випрацювана система. І кожному бізнесу підійде свій вид розподілу обов’язків у команді залежно від його цілей. Тому важливо не тільки аналізувати розвиток своєї справи, а й залучати сторонній погляд. Більшість власників бізнесу може й не помічати помилок у делегуванні, які допускає регулярно. 

А щоб використовувати потенціал своєї команди найбільш ефективно, створити підходящу систему розподілу обов’язків і масштабувати свою справу, запрошую на наставництво Wow-Mentor!